Clubreglement Borgerweert VZW

1. Doel en toepassingsgebied

Dit clubreglement bepaalt de algemene regels voor het lidmaatschap, het gebruik van de infrastructuur en de deelname aan de werking en activiteiten van Borgerweert VZW.

Het reglement is van toepassing op leden en toegetreden leden, gastspelers, deelnemers aan lessen, trainingen, competities en activiteiten, bezoekers en andere gebruikers van de infrastructuur van Borgerweert.

Iedereen die gebruikmaakt van de infrastructuur van Borgerweert wordt geacht dit reglement en de toepasselijke specifieke richtlijnen te respecteren.

Dit clubreglement is een intern reglement zoals bedoeld in artikel 24 van de statuten van Borgerweert VZW. Het kan geen bepalingen bevatten die strijdig zijn met de statuten of de toepasselijke wetgeving.

Waar in dit reglement wordt verwezen naar het bestuursorgaan, wordt het bestuursorgaan van Borgerweert VZW bedoeld.

2. Lidmaatschap en aansluiting

2.1 Aanvraag en aanvaarding

Het aanvragen of betalen van een lidmaatschap of abonnement houdt niet automatisch de aanvaarding als toegetreden lid van Borgerweert in.

Elke aanvraag tot lidmaatschap is onderworpen aan aanvaarding door het bestuursorgaan overeenkomstig de statuten. Het bestuursorgaan beslist autonoom of een kandidaat als toegetreden lid wordt aanvaard.

Bij deze beoordeling kan het bestuursorgaan onder meer rekening houden met eerdere schorsingen of beëindigingen van het lidmaatschap, ernstige of herhaalde overtredingen van de statuten of clubreglementen, openstaande verplichtingen tegenover de club, ernstig grensoverschrijdend of agressief gedrag of andere omstandigheden die redelijkerwijs onverenigbaar zijn met de veiligheid, goede werking of belangen van de club.

Een eerder lidmaatschap, abonnement of eerdere aanvaarding als lid geeft geen automatisch recht om in een volgend seizoen of een volgende lidmaatschapsperiode opnieuw te worden aanvaard.

Ook een eerdere schorsing of beëindiging van een lidmaatschap verhindert niet dat later een nieuwe aanvraag wordt ingediend, tenzij anders bepaald, maar geeft evenmin een recht op hernieuwde aanvaarding.

Wanneer een kandidaat niet wordt aanvaard, zijn de bepalingen van de statuten van toepassing. De statuten bepalen momenteel dat na weigering pas na een periode van één jaar een nieuwe aanvraag kan gebeuren.

Indien voor de aanvraag reeds lidgeld werd betaald en de kandidaat vóór de aanvang van het lidmaatschap niet wordt aanvaard, wordt het betaalde lidgeld terugbetaald.

2.2 Aansluiting

Leden worden, waar van toepassing, aangesloten bij Tennis en Padel Vlaanderen. De aansluiting is persoonlijk en niet overdraagbaar.

Voor bepaalde reservaties en activiteiten kan een geldige aansluiting bij Tennis en Padel Vlaanderen vereist zijn.

De actuele lidmaatschapsvormen, speelperiodes, tarieven en voorwaarden worden gepubliceerd op de website van Borgerweert.

Door een lidmaatschap aan te gaan, verbindt het lid zich ertoe de statuten, dit clubreglement en de overige toepasselijke regels van Borgerweert te respecteren.

3. Respect, fair play en integriteit

Borgerweert wil een sportieve, veilige en respectvolle omgeving bieden aan alle spelers, bezoekers, medewerkers, vrijwilligers, trainers en andere betrokkenen.

Van iedereen wordt fair play, hoffelijkheid, respect en sportief gedrag verwacht, zowel op als buiten de terreinen.

• op en rond de terreinen;
• in de cafetaria, kleedkamers en andere clubruimtes;
• tijdens lessen en trainingen;
• tijdens tornooien, interclub en andere competities;
• tijdens activiteiten van Borgerweert;
• wanneer men Borgerweert vertegenwoordigt op andere clubs;
• in communicatie en op sociale media wanneer er een duidelijke relatie met Borgerweert bestaat.

Discriminatie, intimidatie, agressie, grensoverschrijdend gedrag en ander gedrag dat de veiligheid, waardigheid of goede werking van de club schaadt, worden niet aanvaard.

Iedereen wordt gelijkwaardig en respectvol behandeld. Dit sluit aan bij het statutaire doel van Borgerweert om gelijke behandeling te waarborgen.

Voor vragen of meldingen rond integriteit of grensoverschrijdend gedrag kan contact worden opgenomen met de Club-API’s van Borgerweert. De actuele contactgegevens worden gepubliceerd op de website.

4. Gebruik van infrastructuur en materiaal

De terreinen, kleedkamers, cafetaria, gemeenschappelijke ruimtes en andere infrastructuur van Borgerweert worden zorgvuldig en volgens hun bestemming gebruikt.

Ook materiaal dat door Borgerweert ter beschikking wordt gesteld, moet zorgvuldig worden behandeld.

Wie schade veroorzaakt door foutief, onzorgvuldig of ongeoorloofd gebruik, meldt dit zo snel mogelijk aan het bestuursorgaan of, wanneer geen bestuurder aanwezig is, aan de cafetaria-uitbating of een andere door Borgerweert aangeduide verantwoordelijke.

De veroorzaker kan aansprakelijk worden gesteld voor schade die door zijn of haar fout aan de infrastructuur of het materiaal van Borgerweert wordt toegebracht.

Aanwijzingen van het bestuursorgaan en van door Borgerweert aangeduide verantwoordelijken moeten worden opgevolgd wanneer deze betrekking hebben op veiligheid, terreinbeheer of de goede werking van de club.

5. Reservaties

Voor het gebruik van de terreinen is een geldige reservatie verplicht, behalve wanneer Borgerweert uitdrukkelijk anders bepaalt voor een les, training, competitie, clubactiviteit of andere organisatie.

Reservaties gebeuren via het door Borgerweert aangeduide elektronische reservatiesysteem.

Alle personen die in een reservatie worden opgenomen, moeten daadwerkelijk aan die reservatie deelnemen.

Het is niet toegestaan fictieve personen of personen die niet deelnemen aan een reservatie toe te voegen om de geldende reservatieregels te omzeilen.

Een speler kan alleen in uitzonderlijke omstandigheden, bijvoorbeeld bij een onverwachte blessure, worden vervangen wanneer dit binnen de geldende reservatieregels mogelijk is.

Een reservatie geeft recht op het gebruik van het toegewezen terrein gedurende de gereserveerde periode. Spelers respecteren begin- en einduur en verlaten het terrein tijdig voor de volgende reservatie.

Wanneer de spelers van een reservatie niet komen opdagen, kan het terrein 15 minuten na het voorziene aanvangsuur opnieuw door andere spelers worden gereserveerd en gebruikt.

Borgerweert kan terreinen geheel of gedeeltelijk voorbehouden voor onder meer lessen en trainingen, tornooien, interclub en andere officiële competities, clubactiviteiten en onderhoud.

Dergelijke reservaties kunnen voorrang krijgen op vrij spel.

Het bestuursorgaan of een daartoe gemachtigde verantwoordelijke kan reservaties aanpassen of verwijderen wanneer dit noodzakelijk is voor de werking van de club, veiligheid, onderhoud, weersomstandigheden, competities, lessen of clubactiviteiten.

Borgerweert kan één of meerdere terreinen tijdelijk onbespeelbaar verklaren.

De actuele reservatieparameters, waaronder boekingsvensters, speelduur, maximaal aantal reservaties, gastregels, tarieven en annulatievoorwaarden, worden gepubliceerd op de pagina Reserveren. Deze actuele voorwaarden zijn van toepassing zonder dat iedere wijziging ervan een wijziging van dit clubreglement vereist.

6. Spelen op de terreinen

6.1 Sportuitrusting

Op de terreinen wordt gepaste sportkledij gedragen.

Spelers gebruiken sportschoenen die geschikt zijn voor de betreffende sport en ondergrond. Schoenen of ander materiaal dat schade kan veroorzaken aan het terrein zijn niet toegestaan.

Er worden uitsluitend rackets gebruikt die geschikt zijn voor Tennis of Padel, afhankelijk van het terrein.

Tennis- en padelrackets kunnen uitsluitend tijdens de openingsuren van de cafetaria worden gehuurd.

Tennis- en padelballen worden niet verhuurd. Ze kunnen tijdens de openingsuren van de cafetaria worden aangekocht.

6.2 Gebruik van ballen

Buiten door Borgerweert georganiseerde of toegelaten lessen en trainingen mag op een terrein met maximaal acht ballen worden gespeeld.

Inwonende gezinsleden kunnen bij het bestuursorgaan toestemming aanvragen om samen met een ballenmand te trainen.

Deze toestemming wordt per seizoen verleend en is niet automatisch hernieuwbaar. Ze geldt uitsluitend voor de inwonende gezinsleden waarvoor ze werd aangevraagd en voor privégebruik binnen het gezin.

De toestemming mag niet worden gebruikt om lessen of georganiseerde trainingen voor derden aan te bieden, al dan niet tegen betaling.

Het gebruik van een ballenmand onder deze uitzondering mag geen commerciële activiteit vormen of concurreren met het door Borgerweert georganiseerde of goedgekeurde lesaanbod.

6.3 Gedrag op de terreinen

Afval wordt in de daarvoor voorziene afvalbakken gedeponeerd.

Glazen, glazen flessen en andere glazen recipiënten zijn niet toegestaan op de sportterreinen.

Roken is niet toegestaan op de sportterreinen.

Kauwgom is niet toegestaan op de sportterreinen.

Spelers vermijden onnodige hinder voor spelers op aangrenzende terreinen.

6.4 Terreinonderhoud

Iedere speler laat het terrein na gebruik netjes en speelklaar achter.

Na het spelen op de outdoor tennisterreinen moet het terrein steeds worden geveegd.

Indien nodig moet het outdoor tennisterrein ook worden gesproeid.

Eventuele aanvullende onderhouds- of gebruiksinstructies van Borgerweert moeten worden opgevolgd.

6.5 Verlichting

Het gebruik van de terreinverlichting is inbegrepen wanneer verlichting noodzakelijk is.

De verlichting wordt bij invallende duisternis automatisch aangestuurd.

De instellingen van de verlichting mogen uitsluitend worden aangepast door leden van het bestuursorgaan of door de cafetaria-uitbating.

7. Competities, tornooien en clubactiviteiten

Deelnemers aan officiële competities, tornooien en andere cluborganisaties respecteren de toepasselijke wedstrijdreglementen en de instructies van de verantwoordelijken.

Van deelnemers wordt verwacht dat zij tijdig aanwezig zijn.

Boetes of andere kosten die door een bevoegde sportfederatie of organisator worden opgelegd als rechtstreeks gevolg van een fout of ongeoorloofde afwezigheid van een speler of ploeg, kunnen ten laste worden gelegd van de betrokken speler of ploeg.

Spelers die deelnemen aan een officiële wedstrijd of ontmoeting maken tijdens die wedstrijd geen andere reservatie waarvan zij zelf als speler deel uitmaken.

Voor officiële competities, tornooien en clubactiviteiten kan Borgerweert één of meerdere terreinen voorbehouden.

De concrete terreinplanning wordt opgenomen in het reservatiesysteem en/of via de gebruikelijke communicatiekanalen bekendgemaakt.

Officiële wedstrijden die door omstandigheden uitlopen, kunnen voorrang krijgen op vrij spel.

Bij slechte weersomstandigheden of andere uitzonderlijke omstandigheden kan de terreinverdeling worden aangepast. Hierdoor kunnen bestaande reservaties uitzonderlijk worden gewijzigd of geannuleerd.

Concrete wedstrijddagen, aanvangsuren en aantallen gereserveerde terreinen worden niet in dit clubreglement vastgelegd.

8. Lessen en trainingen

Lessen en georganiseerde trainingen op de infrastructuur van Borgerweert mogen uitsluitend worden gegeven door trainers of lesgevers die door Borgerweert zijn aangeduid of uitdrukkelijk zijn toegelaten.

Het is niet toegestaan zonder toestemming van Borgerweert tegen betaling of op georganiseerde basis lessen of trainingen voor derden te geven op de terreinen.

De planning en terreinbezetting van lessen en trainingen worden afgestemd met Borgerweert.

Wanneer een gepland lesmoment niet doorgaat, zorgt de lesgever ervoor dat het gereserveerde terrein zo snel mogelijk opnieuw beschikbaar wordt gemaakt wanneer dat praktisch mogelijk is.

Bij onbespeelbare outdoor tennisterreinen kunnen georganiseerde tennislessen, afhankelijk van de beschikbaarheid en geldende afspraken, indoor worden voortgezet. Dit kan uitzonderlijk gevolgen hebben voor andere reservaties.

Bij onbespeelbare padelterreinen kan een lesmoment worden verplaatst volgens de geldende afspraken tussen Borgerweert, de lesgever en de deelnemers.

Actuele informatie over lessen, programma’s, lesperiodes en inschrijvingen wordt gepubliceerd onder Academy op de website.

9. Gasten en niet-leden

Niet-leden kunnen bij Borgerweert spelen wanneer dit volgens de op dat moment geldende reservatie- en toegangsvoorwaarden is toegestaan.

De actuele regels voor het uitnodigen van gasten, aantallen gasten, beperkingen, tarieven, losse terreinhuur, aansluiting en verzekering worden gepubliceerd op de pagina Reserveren op de website.

De daar gepubliceerde actuele reservatievoorwaarden zijn bepalend.

Een gast of niet-lid dat gebruikmaakt van de infrastructuur van Borgerweert moet dit clubreglement eveneens respecteren.

10. Veiligheid, schade en aansprakelijkheid

Iedere gebruiker is verantwoordelijk voor een zorgvuldig en veilig gebruik van de infrastructuur en het materiaal van Borgerweert.

Ongevallen, gevaarlijke situaties, defecten en schade worden zo snel mogelijk gemeld aan het bestuursorgaan, de cafetaria-uitbating of een andere aanwezige verantwoordelijke.

In de cafetaria is EHBO-materiaal beschikbaar.

De verzekering die verbonden is aan een aansluiting bij Tennis en Padel Vlaanderen is van toepassing overeenkomstig de voorwaarden van die verzekering.

Gasten, losse huurders en andere niet-leden houden rekening met de verzekeringsvoorwaarden die op hun specifieke situatie van toepassing zijn. De actuele informatie hierover wordt bij de reservatievoorwaarden vermeld.

Borgerweert is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen, behoudens voor zover aansprakelijkheid op grond van dwingende wetgeving niet kan worden uitgesloten.

De aansprakelijkheid van Borgerweert, haar bestuurders, medewerkers of aangestelden wordt steeds beoordeeld overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Niets in dit reglement heeft tot doel aansprakelijkheid uit te sluiten wanneer dit wettelijk niet is toegestaan.

11. Privacy, beeldmateriaal en camerabewaking

Borgerweert verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en het privacybeleid van de club.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens, de doeleinden en rechtsgronden van die verwerking, bewaartermijnen en de rechten van betrokkenen wordt opgenomen in het actuele privacybeleid op de website.

Voor het maken en publiceren van foto’s en ander beeldmateriaal past Borgerweert de toepasselijke privacyregels toe. Waar toestemming vereist is, wordt deze volgens de toepasselijke regels gevraagd en kan ze volgens diezelfde regels worden ingetrokken.

Op en rond bepaalde delen van de infrastructuur van Borgerweert is camerabewaking aanwezig. De aanwezigheid van camerabewaking wordt overeenkomstig de toepasselijke regels aangegeven.

De camerabewaking wordt gebruikt voor rechtmatige doeleinden, waaronder de veiligheid en beveiliging van personen en goederen en het onderzoeken van incidenten.

Camerabeelden zijn uitsluitend toegankelijk voor personen die daartoe bevoegd zijn en worden niet langer bewaard dan toegestaan of noodzakelijk.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens en beeldmateriaal kan worden opgenomen in het privacybeleid van Borgerweert.

12. Naleving en maatregelen

Iedereen op wie dit clubreglement van toepassing is, wordt geacht het reglement te respecteren.

Bij een overtreding kan een lid van het bestuursorgaan de betrokken persoon aanspreken.

Wanneer geen bestuurder aanwezig is, kan de cafetaria-uitbating of een andere door Borgerweert aangeduide verantwoordelijke tussenkomen wanneer dit noodzakelijk is voor de onmiddellijke veiligheid, het voorkomen van schade of de goede werking van de club.

Ernstige of herhaalde incidenten worden aan het bestuursorgaan gemeld.

Bij niet-naleving kan het bestuursorgaan, rekening houdend met de aard, ernst en eventuele herhaling van de overtreding, passende maatregelen nemen.

• een mondelinge of schriftelijke waarschuwing;
• het herstellen of vergoeden van veroorzaakte schade;
• het beperken of tijdelijk schorsen van reservatie- of speelrechten;
• het tijdelijk uitsluiten van bepaalde activiteiten of infrastructuur;
• andere maatregelen die binnen de bevoegdheid van het bestuursorgaan vallen.

De statuten bepalen uitdrukkelijk dat het bestuursorgaan bij niet-naleving van interne reglementen bepaalde voordelen van het betrokken lid kan schorsen en dat niet-naleving aanleiding kan geven tot verdere maatregelen overeenkomstig de statuten.

Wanneer de aard of ernst van de feiten aanleiding kan geven tot schorsing of beëindiging van een lidmaatschap, worden de bepalingen en procedures uit de statuten en de toepasselijke regelgeving gevolgd.

Voor werkende leden blijven de statutaire bevoegdheden van de Algemene Vergadering inzake uitsluiting en de in de statuten bepaalde mogelijkheid tot voorafgaande schorsing door het bestuursorgaan onverkort van toepassing.

Voor toegetreden leden gelden de bepalingen uit de statuten betreffende beëindiging van het lidmaatschap.

Geen enkele bepaling van dit clubreglement kan worden geïnterpreteerd als een uitbreiding van de bevoegdheden die de statuten of de wet aan het bestuursorgaan of de Algemene Vergadering toekennen.

13. Wijzigingen, bekendmaking en inwerkingtreding

Het bestuursorgaan is overeenkomstig artikel 24 van de statuten bevoegd om interne reglementen uit te vaardigen en te wijzigen. Een intern reglement mag niet strijdig zijn met de statuten of de toepasselijke wetgeving.

Een wijziging van dit clubreglement wordt overeenkomstig de statuten op de agenda van het bestuursorgaan geplaatst en opgenomen in de notulen van het bestuursorgaan.

Wijzigingen worden op een passende wijze aan de leden bekendgemaakt.

De meest recente versie van het clubreglement wordt gepubliceerd op de website van Borgerweert.

Voor operationele gegevens die regelmatig kunnen wijzigen, zoals reservatievoorwaarden, tarieven, speelperiodes, openingsuren, inschrijvingsdata en praktische Academy-informatie, kan dit clubreglement verwijzen naar de betreffende actuele pagina’s op de website.

Een wijziging van dergelijke operationele informatie vereist niet noodzakelijk een wijziging van dit clubreglement.

In situaties waarin dit clubreglement niet voorziet, beslist het bestuursorgaan binnen zijn bevoegdheden en met inachtneming van de statuten en toepasselijke wetgeving.