Privacyverklaring Borgerweert VZW

1. Wie zijn wij?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van je privacyrechten kan je contact opnemen via info@borgerweert.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Borgerweert verwerkt persoonsgegevens die nodig zijn voor de werking van onze tennis- en padelclub. Het kan onder meer gaan om:

• identificatie- en contactgegevens;
• gegevens over lidmaatschap en aansluiting;
• gegevens over lessen, reservaties, activiteiten en competities;
• betalings- en administratieve gegevens;
• communicatie met leden, deelnemers en andere betrokkenen;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor verzekering of de behandeling van een ongeval;
• foto's en video's van clubactiviteiten;
• gegevens die je zelf aan ons bezorgt wanneer je contact met ons opneemt.

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor een concreet doel en waarvoor we een geldige rechtsgrond hebben, zoals de uitvoering van het lidmaatschap of een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of, wanneer vereist, je toestemming.

3. Lidmaatschap, reservaties en Academy

De inschrijving en ledenadministratie van Borgerweert verlopen hoofdzakelijk via Elit, de toepassing van Tennis en Padel Vlaanderen.

Ook terreinreservaties en inschrijvingen voor de Borgerweert Academy verlopen via Tennis en Padel Vlaanderen. De persoonsgegevens die je daarbij invoert, worden binnen die systemen verwerkt.

Online betalingen verlopen vrijwel volledig via deze omgeving, die voor de betaalverwerking gebruikmaakt van Mollie. In uitzonderlijke gevallen kan een betaling rechtstreeks aan Borgerweert gebeuren via bankoverschrijving.

Voor lessen kunnen trainers praktische communicatie organiseren, bijvoorbeeld via een WhatsApp-groep. Deelname aan zo'n groep is geen voorwaarde voor het lidmaatschap van Borgerweert.

Voor jeugdleden en jeugdlessen worden persoonsgegevens van de minderjarige deelnemer verwerkt die noodzakelijk zijn voor de inschrijving en organisatie. We gaan met gegevens van kinderen en jongeren extra zorgvuldig om.

4. Competitie, verzekering en subsidies

Voor deelname aan interclub, tornooien en andere competities kunnen de noodzakelijke deelnemers- en wedstrijdgegevens worden verwerkt of gedeeld met de betrokken sportorganisatie.

Dit gebeurt voornamelijk via Tennis en Padel Vlaanderen. Borgerweert neemt daarnaast beperkt deel aan Beker Claus van KAVVV/Fedes.

De sportverzekering van onze leden verloopt via Tennis en Padel Vlaanderen. Bij een ongeval kunnen gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor de aangifte en behandeling van het dossier.

Wanneer dit voor de toekenning of verantwoording van subsidies vereist is, kan Borgerweert noodzakelijke ledengegevens bezorgen aan de bevoegde overheid.

5. Communicatie en administratie

Voor clubcommunicatie maken we onder meer gebruik van de communicatiemogelijkheden van Tennis en Padel Vlaanderen/Elit, dat hiervoor een integratie met Spotler heeft.

Onze e-mailomgeving wordt aangeboden via Microsoft 365. Wanneer je ons per e-mail contacteert, verwerken we je contactgegevens en de inhoud van je bericht om je vraag te beantwoorden of het betrokken dossier te behandelen.

Voor onze financiële en wettelijke administratie werken we samen met boekhoudkantoor VEBF en worden onder meer Clearfacts en Kyte gebruikt.

6. Website en externe diensten

Onze website wordt gehost door Combell.

Bij het bezoeken van een website worden normale technische gegevens verwerkt, zoals het IP-adres, het tijdstip van het verzoek, de opgevraagde pagina en browserinformatie. Deze gegevens kunnen voorkomen in technische server- en beveiligingslogs.

De website bevat momenteel geen contactformulier. Wanneer je via een e-mailadres op onze website contact met ons opneemt, wordt je bericht via je eigen e-mailprogramma verzonden.

Onze website bevat ook links naar externe websites en diensten, zoals Tennis en Padel Vlaanderen en onze sociale mediakanalen. Wanneer je zo'n externe website bezoekt, is ook het privacybeleid van die aanbieder van toepassing.

7. Cookies en websiteanalyse

Onze website gebruikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken voor de technische werking van de website en om je cookievoorkeuren te onthouden.

Daarnaast gebruiken we, uitsluitend nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven, Google Analytics 4 voor Statistieken en Meta Pixel voor Marketing.

Google Analytics 4 helpt ons begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Meta Pixel helpt ons de resultaten van campagnes op Facebook en Instagram te meten, bijvoorbeeld wanneer iemand vanuit een campagne onze website bezoekt en vervolgens op een externe inschrijflink klikt.

Statistieken en Marketing staan standaard uit. Google Analytics 4 wordt alleen geladen na toestemming voor Statistieken. Meta Pixel wordt alleen geladen na toestemming voor Marketing.

Vanuit onze eigen meetevents sturen we bewust geen naam, e-mailadres, telefoonnummer of vrije tekst naar deze diensten. De gebruikte diensten kunnen daarnaast technische gegevens verwerken die ontstaan bij het gebruik van de website en hun trackingtechnologieën.

Je kunt je toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via Cookievoorkeuren in de footer.

Meer informatie over de gebruikte categorieën, diensten, cookies, gegevens en bewaartermijnen vind je in onze Cookieverklaring.

8. Foto's, video en sociale media

Tijdens lessen, competities, tornooien en andere clubactiviteiten kunnen foto's of video's worden gemaakt.

Algemene sfeerbeelden kunnen worden gebruikt om de werking en sfeer van de club te tonen, waarbij we rekening houden met de privacy van de afgebeelde personen. Voor gerichte beelden waarbij een persoon duidelijk het onderwerp is, vragen we toestemming wanneer dat vereist is.

Bij beelden van minderjarigen betrachten we extra zorg en houden we waar nodig rekening met de toestemming of betrokkenheid van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Wil je dat een foto of video waarop je herkenbaar bent niet langer door Borgerweert wordt gebruikt? Neem dan contact op via info@borgerweert.be. We beoordelen je verzoek overeenkomstig de toepasselijke regels.

Borgerweert gebruikt onder meer Facebook en Instagram. We beschikken ook over een TikTok-account, maar dit wordt momenteel niet actief gebruikt. Sociale mediaplatformen verwerken persoonsgegevens volgens hun eigen privacybeleid wanneer je hun diensten gebruikt.

9. Integriteit en Club-API

Borgerweert beschikt over aanspreekpersonen integriteit (Club-API).

Wanneer je via api@borgerweert.be een melding doet, verwerken we alleen de gegevens die nodig zijn om de melding vertrouwelijk te behandelen en op te volgen.

De toegang tot dergelijke informatie wordt beperkt tot personen die ze voor de behandeling van het dossier nodig hebben. Gegevens kunnen via e-mail en, wanneer noodzakelijk, in afzonderlijke dossierstukken worden bijgehouden.

10. Camerabewaking

Op bepaalde plaatsen rond onze infrastructuur zijn bewakingscamera's aanwezig. De camerabewaking wordt ter plaatse aangeduid en dient voor de beveiliging van personen en eigendommen en voor het onderzoeken van veiligheidsincidenten.

De toegang tot de beelden is beperkt tot bevoegde personen. Beelden worden alleen geraadpleegd wanneer daarvoor een concrete aanleiding bestaat en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en wettelijk toegestaan.

Borgerweert zal de bestaande camera-installatie en de bijbehorende administratieve en technische instellingen opnieuw controleren.

11. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

Daarbij houden we rekening met onder meer de duur van het lidmaatschap of de activiteit, de noodzaak om een dossier verder op te volgen en wettelijke bewaarplichten, bijvoorbeeld voor de boekhouding.

Wanneer persoonsgegevens niet meer nodig zijn en er geen geldige reden bestaat om ze verder te bewaren, worden ze verwijderd of geanonimiseerd.

12. Met wie delen we gegevens?

Afhankelijk van de betrokken activiteit kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door of gedeeld met dienstverleners en organisaties die noodzakelijk zijn voor onze clubwerking, zoals Tennis en Padel Vlaanderen, Microsoft, Combell, onze boekhoudkundige dienstverleners, sport- en wedstrijdorganisaties, verzekeraars en bevoegde overheden.

Wanneer je toestemming geeft voor Statistieken of Marketing, kunnen daarnaast Google respectievelijk Meta gegevens verwerken in het kader van de in onze Cookieverklaring beschreven websiteanalyse en campagnemeting.

We beperken de gegevensuitwisseling tot wat voor het betrokken doel noodzakelijk is.

Borgerweert verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

13. Je privacyrechten

Binnen de voorwaarden van de AVG heb je onder meer het recht om:

• je persoonsgegevens in te kijken;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• in bepaalde gevallen gegevens te laten wissen of de verwerking te beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• een gegeven toestemming voor de toekomst in te trekken;
• in bepaalde gevallen je gegevens over te dragen.

Je kan hiervoor contact opnemen via info@borgerweert.be.

Om persoonsgegevens niet aan de verkeerde persoon te bezorgen, kunnen we vragen je identiteit op passende wijze te bevestigen.

14. Vragen en klachten

Heb je vragen of opmerkingen over de manier waarop Borgerweert met persoonsgegevens omgaat, neem dan contact op via info@borgerweert.be.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De actuele contactgegevens en procedure vind je op de website van de GBA.

15. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werking, gebruikte systemen of de toepasselijke regels wijzigen.

De meest recente versie wordt steeds op onze website gepubliceerd.